V následujícím oznámení o ochraně osobních údajů bychom vás chtěli informovat o zpracovávání vašich osobních údajů firemní skupinou Mewa.

1. Zpracovávání vašich osobních údajů firemní skupinou Mewa.

Firemní skupina Mewa (dále jen „Mewa“) je firemní skupina s provozovnami v Německu a v ostatních evropských zemích. Společnosti firemní skupiny Mewa se zabývají vývojem, poskytováním a péčí o opakovaně používané textilní systémy a poskytují služby v oblasti textilních služeb pro podniky v oblasti průmyslu, obchodu, řemesel, živností a gastronomie.

Za zpracování osobních údajů vždy odpovídá společnost Mewa, uvedená ve smlouvě.

Jsme vám vždy ochotně k dispozici k zodpovězení všech otázek k ochraně osobních údajů. K tomuto účelu se obraťte na:

MEWA Textil-Service s.r.o.
pověřenec pro ochranu osobních údajů
K Bílému vrchu 2946/2
193 00 Praha 9 – Horní Počernice

ochranaosobnichudaju@mewa.cz

2. Typ a původ údajů, které Mewa zpracovává

Zákazníky Mewa jsou podniky z celé Evropy. Proto zpracováváme osobní údaje fyzických osob pouze tehdy, pokud je to požadováno, abychom splnili naše smluvní a zákonné povinnosti vyplývající z obchodních vztahů s našimi firemními zákazníky. Pod pojmem zpracování se rozumí, že osobní údaje získáváme, ukládáme, mažeme a předáváme dále.

Mezi osobní údaje, které zpracováváme, patří například:

• obchodní adresy a kontaktní údaje, jako je jméno, adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, funkce a oddělení kontaktní osoby u našich zákazníků, dodavatelů, atd.,
• jména a konfekční velikosti zaměstnanců našich zákazníků, které potřebujeme k vybavení profesionálními oděvy,
• údaje, které potřebujeme k řádné fakturaci, jako je bankovní spojení, daňové identifikační číslo, atd., pokud se přitom jedná o údaje fyzické osoby.

Osobní údaje, které zpracováváme, dostáváme pravidelně v průběhu obchodního vztahu s našimi zákazníky. Částečně dostáváme osobní údaje také od přidružených společností firemní skupiny Mewa, např. v rámci péče o velkoodběratele z různých lokalit.

Částečně zpracováváme i takové osobní údaje, které jsme získali v souladu s aktuálně platnými zákony o ochraně osobních údajů jinými způsoby:

• z veřejně přístupných zdrojů, např. obchodních a podnikových registrů, veletrhů, výstav, internetových zdrojů, novin, oborových seznamů atd.,
• od třetích stran, které nejsou spojeny s firemní skupinou Mewa, např. od zákazníků, kteří nás pověřili poskytováním pracovních oděvů pro své zaměstnance, podnikatelských/živnostenských sdružení, registrů dlužníků, pojišťoven, atd.

3. Účely zpracovávání ze strany Mewa a právní podklady

Osobní údaje zpracováváme vždy jen k povoleným účelům a v souladu s aktuálně platnými právními ustanoveními.

3.1 Zpracováváme údaje ke splnění našich smluvních závazků

Osobní údaje zpracováváme pro plnění našich smluvních závazků vůči našim zákazníkům nebo k provádění takzvaných předsmluvních opatření, která následují po konkrétních požadavcích.

V těchto případech se určuje účel zpracovávání údajů ze smlouvy, kterou jsme uzavřeli s našimi zákazníky a z výkonů, které musíme v některých případech provést. Patří k tomu například také zpracování osobních údajů pro zasílání katalogů, informací o našich výkonech nebo k vypracování konkrétních nabídek.

3.2 Zpracováváme osobní údaje pro zachování našich oprávněných zájmů (se zohledněním vašich zájmů)

Osobní údaje zpracováváme také tehdy, pokud je to nutné pro zachování oprávněných zájmů společnosti Mewa, společností Mewa nebo našich zákazníků (jakož i popř. jiných třetích stran). K tomu konkrétně patří např.:

• dodávka utěrek na úklid a vybavení pracovními a ochrannými oděvy,
• péče o zákazníky a vyřizování reklamací,
• opatření pro zlepšení našich služeb a k posílení našich vztahů se zákazníky, např. průzkumy mínění zákazníků,
• spolupráce s registry dlužníků za účelem prověření bonity,
• Přímá reklama, pokud jste nevyjádřili nesouhlas se zpracováním vašich osobních údajů k těmto účelům,
• sledování veřejně přístupných prostor v našich pobočkách pomocí opticko-elektronických zařízení (videosledování),
• výměna osobních údajů v rámci firemní skupiny Mewa pro interní správní účely.

3.3 Zpracováváme údaje s vaším svolením

Vaše osobní údaje zpracováváme v jednotlivých případech i tehdy, když jste nám k tomu udělili příslušné svolení. Svolení, které jste nám udělili, můžete v podstatě kdykoliv odvolat. Upozorňujeme vás však, že zpracování údajů uskutečněné před tímto odvoláním je i nadále přípustné.

3.4 Zpracováváme údaje ke splnění našich zákonných povinností

Musíme zpracovávat určité údaje, abychom splnili zákonné povinnosti. Tyto povinnosti mohou vyplývat z určitých předpisů národního obchodního, živnostenského, daňového nebo sociálního práva a také z evropských právních předpisů, např. v souvislosti s předpisy k zamezení financování terorismu. Konkrétně z toho mohou pro Mewa vyplývat také povinnosti uchovávání, ukládání, hlášení a shromažďování informací, které zpravidla slouží ke kontrolním účelům dotyčných příslušných úřadů a orgánů.

3.5 Informace o změně účelu

Pokud bychom někdy vaše osobní údaje zpracovávali k jinému účelu, než k tomu, pro nějž jsme je původně shromažďovali, budeme vás o tomto novém účelu informovat v rozsahu, který případně připouští zákon.

4. Příjemce vašich údajů

Osobní údaje budou zpřístupněny pouze jiným společnostem firemní skupiny Mewa, pokud a nakolik je to nutné pro naplnění našich zákonných a smluvních práv a povinností. Může se například jednat o koordinaci našich smluvních výkonů vůči našim zákazníkům. Typickými příklady jsou spolupráce mezi odbytem Mewa a společností, které je poskytována péče, nebo péče o velkoodběratele více společnostmi Mewa.

Pro splnění určitých smluvních závazků spolupracujeme s externími poskytovateli služeb. Jedná se například o případ, kdy vás necháme vybavit textiliemi podle vašich požadavků, zasíláme reklamu nebo provádíme průzkumy mínění zákazníků. Pokud zapojíme externí poskytovatele služeb, uskuteční se tak vždy v mezích a v souladu s již platnými předpisy na ochranu údajů.

Kromě toho ostatním příjemcům mimo Mewa předáváme osobní údaje pouze tehdy, pokud jsme k tomu povinováni zákonem. Ve všech ostatních případech předáme vaše osobní údaje třetím stranám pouze tehdy, pokud nám k tomu udělíte příslušné svolení.

5. Předání do třetích zemí nebo mezinárodních organizací

Vaše údaje nepředáváme příjemcům v zemích bez přiměřené úrovně ochrany údajů (třetí země).

6. Lhůty pro uložení a uchovávání

Zpracováváme osobní údaje jen tehdy, pokud je to nutné pro splnění našich smluvních závazků. Jakmile už pro to dané údaje nejsou nutné, zásadně se vymažou.

Pro splnění určitých zákonných nařízení musíme určité údaje uchovávat i po ukončení smluvního vztahu. Patří k tomu např. povinnosti dokumentace, prokazování a uchovávání národního obchodního a daňového práva. V těchto případech máme zákonnou povinnost uchovávat, resp. archivovat údaje po časové lhůty uvedené v těchto předpisech. Tak činí například doby uchovávání, resp. doby archivace pro naši koncernovou centrálu v Německu podle platného práva zpravidla tři až deset let, nebo ve výjimečných případech, např. při právních sporech až 30 let.

7. Povinnost poskytování údajů

Abychom mohli realizovat výkony vůči našim zákazníkům, musíme zpracovávat určité osobní údaje, resp. máme povinnost ze zákona osobní údaje zpracovávat. Odpovídající údaje shromažďujeme při uzavření smlouvy s vámi (např. adresa, obchodní kontaktní údaje a funkce), resp. nám je dáváte k dispozici (např. údaje na nosiči).

Bez těchto údajů nemůžeme uzavírat smlouvy s našimi zákazníky.

8. Automatické rozhodování a profilování

Při rozhodování, z něhož se pro vás vyvinou právní důsledky nebo vás jiným způsobem podstatně poškodí, nepoužívání postupy automatického rozhodování.

Profilování ve smyslu čl. 4 č. 4 DSGVO se neuskutečňuje.

9. Vaše práva na ochranu osobních údajů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů společnostmi Mewa mají dotčené osoby podle evropského ustanovení o ochraně osobních údajů, resp. v mezích stanovených zákonem, následující práva:

• Právo na informace;
• Právo na opravu;
• Právo na smazání;
• Právo na omezení zpracování;
• Právo na přenositelnost údajů;
• Právo na podání námitky.

Kromě toho máte právo jednou udělené svolení ke zpracování vašich osobních údajů kdykoli odvolat s účinností do budoucnosti. Takové odvolání nemá vliv na minulost, nevztahuje se tedy na účinnost zpracování osobních údajů, provedených do odvolání.

Pokud někdy dospějete k názoru, že zpracování osobních údajů společností Mewa není v souladu s předpisy na ochranu osobních údajů nebo pokud nejste spokojeni s informacemi, které jsme vám poskytli, náleží vám podle článku 77 evropského ustanovení o ochraně osobních údajů stěžovat si u dozorčího orgánu příslušného pro danou společnost Mewa.

Informace o vašem právu na podání námitky

1. Ve zvláštním jednotlivém případě existuje právo na odvolání

Máte právo z důvodů vyplývajících z vaší zvláštní situace kdykoli vznést námitku proti určitým způsobům zpracování vašich osobních údajů. Toto právo platí pro zpracování osobních údajů ve veřejném zájmu a rovněž zpracování osobních údajů k zajištění oprávněných zájmů. Toto právo platí také pro profilování, pokud je podpořeno oběma těmito ustanoveními. V případě námitky nebudeme již vaše osobní údaje zpracovávat. To však neplatí, pokud k tomu budeme moci prokázat nutné legitimní důvody, převažující nad vašimi zájmy, právy a svobodami nebo pokud zpracování slouží k uplatňování, vykonávání a zastupování právních nároků.

2. Námitka proti zpracování k účelům přímé reklamy

V jednotlivých případech vaše osobní údaje zpracováváme za účelem přímé propagace. To platí například když vám chceme poslat informace o speciálních nabídkách nebo slevových akcích. Máte právo vyjádřit nesouhlas se zpracováním vašich osobních údajů k těmto účelům. Toto právo platí i pro profilování, pokud je ve spojení s takovou přímou reklamou. V případě námitky nebudeme již vaše osobní údaje k těmto účelům zpracovávat.

Námitku ve volné formě nám můžete kdykoli adresovat. Stačí k tomu napsat e-mail na adresu: ochranaosobnichudaju@mewa.cz